E-Rechnung: Pflichten, Fristen und was Unternehmer jetzt tun sollten

Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Wer sich jetzt vorbereitet, vermeidet Probleme beim Vorsteuerabzug und bei der laufenden Buchhaltung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF oder eine eingescannte Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

• Bis 31. Dezember 2026: Für Rechnungen über Leistungen, die bis Ende 2026 ausgeführt werden, sind Papier- und PDF-Rechnungen im Regelfall weiterhin zulässig.

• Im Jahr 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.

• Ab 1. Januar 2028: Für alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze ist die E-Rechnung verpflichtend.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt grundsätzlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Auch Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen aber wie alle anderen E-Rechnungen empfangen können.

Archivierung und Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Es genügt nicht, nur eine PDF-Darstellung zu speichern. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Ein geeignetes Archivierungssystem oder die Anbindung an die Buchhaltungssoftware ist daher wichtig.

Konsequenzen bei Fehlern

Wer eine Rechnung nicht in dem vorgeschriebenen Format ausstellt, riskiert, dass der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug verliert. Auch fehlerhafte Angaben, unzulässige Korrekturen oder fehlende Archivierung können später zu Problemen führen. Das Bundesfinanzministerium hat die Anforderungen in einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 konkretisiert.

Was Sie jetzt tun sollten

• Prüfen, ob die Buchhaltungs- und Rechnungssoftware E-Rechnungen empfangen und erzeugen kann.

• Ein zentrales E-Mail-Postfach für den Empfang einrichten und Zuständigkeiten klären.

• Den Gesamtumsatz des Jahres 2026 im Blick behalten, weil er für die Übergangsregelung 2027 entscheidend ist.

• Prozesse für Archivierung und Datensicherung festlegen.

• Steuerberater und Buchhaltung frühzeitig einbinden, damit Belege reibungslos übergeben werden können.

Fazit

Die E-Rechnung verändert die laufende Buchhaltung grundlegend. Mit einer rechtzeitigen Umstellung sparen Sie Zeit und vermeiden Risiken beim Vorsteuerabzug. Wir unterstützen Unternehmen in Bergisch Gladbach, Köln und Umgebung bei der Einführung und der laufenden Steuerberatung.

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Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.